Cómo actuar cuando se recibe una denuncia de acoso

El punto de partida: una materia sin regulación específica

Cuando una empresa recibe una denuncia de acoso, lo primero que conviene saber es que no existe en España una norma que regule específicamente las investigaciones internas. No hay un código de procedimiento que dicte paso a paso cómo debe instruirse el caso. Las investigaciones internas se mueven dentro de los límites generales del ordenamiento: el Estatuto de los Trabajadores, la normativa de protección de datos (RGPD y LOPDGDD) y la jurisprudencia constitucional sobre derechos fundamentales en la empresa.

Esta ausencia de regulación específica tiene una doble consecuencia. Por un lado, la empresa dispone de margen para diseñar su procedimiento. Por otro, ese margen exige prudencia: cada decisión tomada durante la investigación (quién investiga, qué medios se emplean, cómo se trata la información, qué se comunica y a quién) debe poder justificarse después ante una Inspección de Trabajo, un juzgado o la autoridad de protección de datos.

La Ley 15/2022, de 12 de julio, integral para la igualdad de trato y la no discriminación, refuerza el deber general de las empresas de disponer de procedimientos para prevenir y abordar el acoso discriminatorio. Pero incluso con protocolo publicado, la forma concreta de actuar ante cada denuncia sigue exigiendo criterio jurídico.

Principios que orientan toda la actuación

Antes de detallar la cadena de actuación, conviene fijar los principios que ninguna decisión debería vulnerar:

• Presunción de inocencia y derecho de defensa. Tanto la persona denunciante como la denunciada tienen derechos. La empresa no investiga para confirmar una conclusión previa, sino para esclarecer los hechos.
• Confidencialidad. La información del caso debe circular únicamente entre quienes necesitan conocerla para actuar. Las filtraciones internas son, en sí mismas, un riesgo jurídico.
• Protección frente a represalias. La denuncia de buena fe no puede derivar en perjuicio para quien la formula ni para quienes colaboran en la investigación.
• Protección de datos. Todo el tratamiento de la información (recogida de testimonios, acceso a comunicaciones, conservación del expediente) debe respetar el RGPD y la LOPDGDD, con especial atención a la base jurídica, la minimización y los plazos de conservación.
• Contradicción. La persona denunciada debe conocer los hechos que se le atribuyen y poder aportar su versión y sus medios de prueba.

La cadena de actuación prudente

La siguiente secuencia ordena una actuación defendible. No sustituye al análisis del caso concreto, que siempre requiere asesoramiento jurídico.

1. Recepción y registro de la denuncia

La denuncia puede llegar por varias vías: el protocolo frente al acoso, el canal de denuncias de la empresa, un superior jerárquico o directamente a dirección. Sea cual sea la entrada, debe activarse el procedimiento previsto, registrar la fecha de recepción y comunicar a la persona denunciante que su comunicación ha sido recibida y se va a tramitar. Si la empresa dispone de Sistema Interno de Información conforme a la Ley 2/2023, los plazos de acuse y respuesta de esa norma son de aplicación a las comunicaciones que entren por esa vía.

2. Valoración inicial y adopción de medidas cautelares

Antes de investigar, la empresa debe valorar la gravedad aparente de los hechos y si es necesario adoptar medidas cautelares para proteger a la persona denunciante: separación de puestos o turnos, suspensión cautelar de comunicaciones, acompañamiento. Las medidas cautelares no son un juicio anticipado; son una obligación de protección que debe documentarse como tal.

3. Designación de la persona o equipo instructor

La instrucción debe recaer en alguien sin conflicto de interés con los hechos ni con las personas implicadas, y con la formación suficiente. En denuncias que afectan a directivos, o en organizaciones pequeñas donde cualquier instructor interno tendría relación previa con las partes, la instrucción externa suele ser la opción más defendible. Normolex presta el servicio de investigación de denuncias de acoso y de investigaciones internas con independencia de la estructura investigada.

4. Investigación: entrevistas, prueba y documentación

La fase de instrucción comprende habitualmente entrevistas con la persona denunciante, la denunciada y los testigos, y la recogida de la prueba documental o digital disponible. Reglas prácticas esenciales:

• Acta o informe de cada entrevista, con fecha, asistentes y contenido.
• Acceso a comunicaciones o dispositivos corporativos solo dentro de los límites de la normativa laboral y de la jurisprudencia constitucional; la captación indiscriminada de datos puede invalidar la prueba y generar responsabilidad propia.
• Conservación ordenada del expediente con control de accesos.

5. Informe de conclusiones

La instrucción culmina en un informe que describe los hechos probados, los no probados y los indiciarios, sin exceder las competencias de la empresa: el informe acredita hechos y su relevancia interna; no dicta sentencia. La valoración jurídica final y la decisión (archivo, medidas organizativas, sanción) corresponden a la empresa asesorada jurídicamente.

6. Decisión y comunicación

La decisión debe ser coherente con el informe, proporcionada y documentada. Se comunica a las partes en los términos previstos por el protocolo, cuidando que la persona denunciada conozca los motivos y que la denunciante reciba una respuesta sustantiva. La decisión jurídica sobre una denuncia de acoso no debe automatizarse nunca: ninguna herramienta, checklist o flujo automatizado puede sustituir el análisis jurídico del caso concreto.

7. Archivo, conservación y seguimiento

El expediente se conserva con las garantías de protección de datos y durante el tiempo necesario para atender posibles reclamaciones. Conviene, además, un seguimiento posterior: verificar que no se producen represalias y que las medidas adoptadas funcionan.

El protocolo como marco previo: por qué importa antes de la denuncia

La calidad de la respuesta ante una denuncia se decide, en gran parte, antes de que la denuncia exista. Una empresa con un protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo y un protocolo frente al acoso laboral actualizados parte con ventaja: la plantilla sabe a dónde acudir, la empresa sabe quién interviene y qué plazos se ha comprometido a respetar, y la instrucción no empieza discutiendo las reglas del juego.

El protocolo debe prever, como mínimo, los canales de comunicación disponibles, las personas o el órgano encargado de la tramitación, las garantías de confidencialidad y contradicción, las medidas cautelares posibles, la estructura del procedimiento y las vías de resolución. Un protocolo que no menciona qué ocurre cuando el presunto autor es un directivo, o qué relación guarda con el canal de denuncias general, deja sin respuesta precisamente los casos más delicados.

El papel de la representación legal de las personas trabajadoras

La RLT tiene un papel relevante en la prevención del acoso: interviene en la negociación de los protocolos, puede recibir consultas de la plantilla y, en determinados supuestos, participa en las comisiones de seguimiento. La relación con la RLT durante un caso concreto exige equilibrio: la empresa debe respetar sus funciones sin vulnerar la confidencialidad debida a las personas implicadas. Definir por escrito, en el propio protocolo, qué información se comparte, en qué momento y con qué alcance evita improvisaciones en el peor momento.

Cómo documentar el expediente para que resista una revisión externa

La investigación solo vale lo que vale su documentación. Un expediente defendible suele contener:

• La denuncia o comunicación inicial y el registro de su recepción.
• La decisión de incoación y la designación del instructor, con la justificación de su independencia.
• Las medidas cautelares adoptadas y su motivación.
• Las actas de entrevistas y la relación de prueba aportada, con su origen y fecha.
• El informe de conclusiones, separando hechos probados, no probados e indiciarios.
• La decisión final, su comunicación a las partes y el seguimiento posterior.

Este archivo debe conservarse con control de accesos y plazos de conservación acordes a la normativa de protección de datos. Si el caso llega a la Inspección de Trabajo o a un procedimiento judicial, el expediente será la única forma de demostrar que la empresa actuó con diligencia.

Errores habituales que comprometen la investigación

• Improvisar. Actuar sin procedimiento, cambiando las reglas sobre la marcha, destruye la credibilidad de la investigación.
• Conflicto de interés del instructor. Que investigue el superior directo de la persona denunciada, o alguien mencionado en los hechos, contamina todo el expediente.
• Prometer confidencialidad absoluta. La empresa debe proteger la información, pero no puede garantizar que los hechos no lleguen a una Inspección o a un procedimiento judicial.
• Prueba ilícita. Acceder a correos o dispositivos al margen de la normativa laboral puede convertir a la empresa de víctima del problema en responsable de uno nuevo.
• Silencio hacia la persona denunciante. No comunicar el resultado, aunque sea en términos generales, alimenta la desconfianza y el riesgo de reclamación.
• Archivo sin informe. Cerrar el caso sin documentar qué se hizo y por qué deja a la empresa indefensa ante una comprobación posterior.

Qué aporta la intervención externa

Una firma externa aporta independencia, método y distancia respecto de las relaciones internas. Normolex ayuda a las empresas a diseñar sus protocolos frente al acoso y a instruir denuncias con las garantías descritas, en coordinación con la dirección y la RLT. Si tu empresa ha recibido una denuncia y necesita orientación inmediata, puedes plantearnos el caso desde contacto.

Fuentes oficiales

Esta guía se apoya en el Estatuto de los Trabajadores, el RGPD, la LOPDGDD y la Ley 15/2022, en sus textos oficiales citados al final de esta página. Las investigaciones internas carecen de regulación específica; la actuación descrita responde a los límites generales del ordenamiento y a la práctica prudente.